ࡱ > bjbjޥ 4 Ǵ Ǵ w 8 , : P l L " v $ 5: 7: 7: 7: 7: 7: 7: $ = ? [: [: 4 p: " " " 5: " 5: " " 1 3 ˬ h R 2 !: : 0 : 2 @ @ $ 3 3 8 @ 3 ( " [: [: ! : @ $ : $ EVALUACIN DE GESTIN POR DEPENDENCIAS OFICINA DE CONTROL INTERNO 1. FECHA: ENERO 2016 2. DEPENDENCIA A EVALUAR: Oficina Asesora de Planeacin 3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Establecer y aplicar directrices para desarrollar organizaciones acordes a las necesidades de los clientes y las exigencias del buen servicio. Promover la cultura de mejoramiento sostenible y la innovacin en las instituciones pblicas en busca de mejores prcticas de gestin. Gestionar conocimiento para el desarrollo efectivo de los procesos misionales y las competencias legales del Departamento. Implementar el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones - TIC para la gestin de las polticas pblicas a cargo del Departamento. Potenciar el desarrollo del talento humano orientado a la cultura del servicio y la confianza ciudadana. 4. COMPROMISOS ASOCIADOS AL CU MPLIMIENTO DEL OBJETIVO INSTITUCIONAL5. MEDICIN DE COMPROMISOS 5.1. Meta5.2. Resultado (%)5.3. Anlisis de Resultados1. Optimizacin de la gestin presupuestal sectorial e institucional.1. Acuerdo de desempeo de las entidades y del sector aprobado y publicado100El rea reporta en los registros de seguimiento en el Sistema de Gestin SGI, presentacin del acuerdo de desempeo de las entidades y del Sector, ante el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, y aprobacin del mismo en el mes de abril 2015. Igualmente, en la gestin de esta meta se reportan durante la vigencia, seguimientos a la ejecucin del Acuerdo. Dicho acuerdo se encuentra publicado en el portal web de la Funcin Pblica. Ruta informes de gestin 2015. Informe de ejecucin presupuestal. HYPERLINK "http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506965/2015-03-31_Informe_ejecucion_presupuestal_primer+trimestre_2015.pdf/8e1a0af1-f2b9-4ef8-89ef-f4e20621fea0" http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506965/2015-03-31_Informe_ejecucion_presupuestal_primer+trimestre_2015.pdf/8e1a0af1-f2b9-4ef8-89ef-f4e20621fea0.2. Plan plurianual de inversiones de las entidades y del sector aprobado y publicado.100En los registros de avance en el Sistema de Gestin SGI, el rea informa sobre el envo del registro de la regionalizacin del Plan plurianual de inversiones del sector administrativo Funcin Pblica al DNP en el mes de febrero, atendiendo la solicitud de esa Entidad, en el mes de enero de 2015. Esta gestin se pudo evidenciar, mediante comunicacin con profesionales de la OAP - registros en aplicativo DNP. 3. Marco de gasto de mediano plazo (2016 2019) elaborado y aprobado100Sobre la gestin de este compromiso, el rea informa en los correspondientes registros de avance, las actividades desarrolladas para el cumplimiento del mismo - entre otras, comunicacin ante el Ministerio de Hacienda para el diligenciamiento del Marco de Gasto de Mediano plazo, envi a la ESAP de los lineamientos del DNP para la presentacin del MGMP 2016-2019, consolidacin de la informacin de gastos de funcionamiento e Inversin de las Entidades y del Sector, y presentacin en el mes de mayo de 2015 del MGMP 2016-2019 en el Comit Tcnico Sectorial, el cual cont con la participacin del Ministerio de Hacienda, el Departamento Nacional de Planeacin y la ESAP. Igualmente se informa sobre el envo a Min hacienda y al DNP en el mes de junio de 2015, previos ajustes propuestos en el Comit, de la presentacin final del Marco de Gasto de Mediano plazo. Los documentos anteriores se encuentran publicados en la carpeta de Yaksa. La ruta es:\\yaksa\CALIDADVERSION 2\110. OFICINA ASESORA DE PLANEACIN\2015\110.4_PRESUPUESTO_ FUNCIONAMIENTO_E_INVERSION\110.36.2_Anteproyecto_presupuesto_y_marco_Gasto_Mediano_Plazo.4. Anteproyecto de presupuesto vigencia 2016 registrado en el Siif Nacin. 100Para la ejecucin de esta meta, los registros de avance en el Sistema SGI, dan cuenta de las actividades realizadas por la OAP para la correspondiente ejecucin. Entre otras la OAP reporta su participacin en las reuniones de trabajo del mes de marzo, con los Grupos de Gestin Financiera y de Gestin Administrativa, y con la Secretara General, al igual que su participacin en la elaboracin del documento de justificacin de necesidades adicionales al techo asignado para el 2016 en presupuesto de inversin. Igualmente, la OAP, informa sobre su aprobacin a la informacin cargada en el SIIF Nacin, y radicacin ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico del oficio de presentacin y justificacin tcnica del Anteproyecto de Presupuesto, en el mes de marzo. En desarrollo de esta meta, tambin se reportan otras actividades, como el correspondiente seguimiento por parte de la OAP, a requerimientos de asignacin de recursos ante el Ministerio de Hacienda y el Departamento Nacional de Planeacin; trmite ante el Ministerio de Hacienda de la documentacin y el oficio para la incorporacin de recursos de la Esap; atencin a la solicitud del DNP de la confirmacin de las metas y productos de los proyectos de inversin para el 2016, tanto de Funcin Pblica como de la ESAP; gestin ante el Grupo de Talento Humano, para la proyeccin de la planta temporal 2015-2016 y ante los coordinadores de la planta temporal del SUIT y SIGEP para elaborar la memoria justificativa de la planta temporal para el 2016.5. Diecisiete (17) Proyectos de inversin vigentes ajustados y ejecutados durante la vigencia. 100La gestin de esta meta, se reporta durante la vigencia, en el desarrollo de actividades de asesora y acompaamiento a las reas, y en la actualizacin y ajuste de los proyectos de inversin vigentes, acorde con las necesidades de la Entidad y del Sector, al igual que la participacin en reuniones de trabajo con el DNP, la ESAP, y con reas Directivas del Departamento, y otras reas de la Entidad, entre ellas la Oficina de Sistemas, para efectuar revisiones y ajustes requeridos, revisin de cadenas de valor, aplicacin de lineamientos del DNP, etc. Algunos de los proyectos mencionados en los registros de gestin de esta meta, son el de las TICs en cuanto a la realizacin de los controles de formulacin y viabilidad para el ajuste de Decreto del proyecto; Proyecto de Mejoramiento administrativo y operativo de la ESAP a nivel nacional, el que fue revisado y autorizado; y el Proyecto de polticas pblicas, al cual se ajust la cadena de valor. Directamente con profesionales de la OAP, se evidenci la lista de los proyectos, entre los cuales se encuentran los siguientes: Implementacin del modelo de gestin del conocimiento para la administracin pblica en el territorio nacional (Previo concepto);Mejoramiento de la gestin de las polticas pblicas a travs de las tecnologas de la informacin tics; Mejoramiento de la infraestructura propia del sector; Mejoramiento fortalecimiento de la capacidad Institucional para el desarrollo de polticas pblicas nacional -Proyectos Funcin Pblica. Al igual que los siguientes proyectos de la ESAP: Adquisicin o construccin y dotacin de sedes central y territoriales de la ESAP; Adecuacin mantenimiento de edificios de la ESAP nacional; Actualizacin del recurso humano de la ESAP, entre otros.En ejercicio del presente seguimiento, la OAP aclar que el nmero de proyectos inicial fue 17. Sin embargo, en la vigencia 2015 solamente se asignaron recursos a 16 proyectos que fueron objeto de revisin y actualizaciones. Adicional a los mencionados proyectos, el Departamento en abril 2015 inscribi 4 proyectos y la ESAP 7 proyectos, los cuales fueron revisados y viabilizados a travs del sistema. 6. Validacin del 100% de los proyectos formulados por las Dependencias100La Oficina Asesora de Planeacin reporta en ejecucin y cumplimiento de esta meta, entre otras, actividades como la capacitacin dictada sobre la metodologa establecida por el DNP para formular los proyectos de inversin, a los responsables de esta actividad en cada una de las dependencias y la asesora en esta materia; el registro en el Banco de Proyectos de inversin de los proyectos de Funcin Pblica: Mejoramiento tecnolgico y operativo de la gestin documental, Desarrollo de la capacidad institucional de las entidades pblicas del orden territorial, y Fortalecimiento de los sistemas de informacin del empleo pblico en Colombia; as como el seguimiento a los proyectos, durante la vigencia, en las herramientas de gestin definidas. 2. Integracin, Cumplimiento y Conformidad1. Una (1) matriz de requisitos de cumplimiento y conformidad publicada.100Acorde con los registros de avance, en el Sistema de Gestin SGI, el rea elabor la Matriz de requisitos y validada con Gestin Documental (Ley de archivos), Ley de Transparencia y Seguridad de la Informacin. Sobre la publicacin propuesta en esta meta, los registros en el SGI mencionan que la matriz fue publicada en Yaksa-Calidad y validada en el marco del proyecto de Reingeniera, verificando cumplimiento normativo aplicable a la Entidad; este documento ser insumo para el levantamiento de los procesos y la articulacin de un sistema interno de gestin. La matriz de requisitos de cumplimiento y conformidad se encuentra archivada y publicada en \\yaksa\CALIDAD VERSION 2\111. GRUPO DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL\2015\PROYECTO DE REINGENIERIA\8. Productos - entregables\1. Generales\14. Requisitos generales. 2. Trece (13) Procesos asesorados y documentados100Para la documentacin de todos los procesos de la Entidad, durante el mes de octubre de 2015 se aprob oficialmente la nueva cadena de valor, la cual fue presentada a todo el Departamento por parte de la Directora General, el 27 de octubre. Se avanz en la documentacin de los procesos de: Direccionamiento Estratgico y los subprocesos de Planeacin sectorial, Planeacin Financiera, Mejoramiento Institucional y Anlisis y prospectiva; se dio inicio a la documentacin y validacin de los procesos estratgicos de Gestin de Poltica Pblica y Relaciones Nacionales e Internacionales, y los Procesos transversales de Tecnologa de la Informacin y Comunicaciones. Se determinaron en el mes de octubre los lineamientos transversales de documentacin, como: .Las matrices de indicadores, riesgos, productos y servicios; formatos generales de documentacin. Por ltimo, se present el cronograma corregido para la implementacin del proyecto de reingeniera durante el ltimo trimestre del 2015. Esta informacin se encuentra publicada en Yaksa/Calidad, Carpeta de Calidad_Dafp. 3. Plan de mejoramiento optimizado, actualizado y publicado mensualmente.100La gestin de esta meta, fue coordinada con la Oficina de Control Interno, se realiz la estrategia a implementar para el seguimiento y cierre oportuno de los planes de mejoramiento. Se modific el formato del plan de mejoramiento y se public en el sistema de calidad, el Plan de Mejoramiento Institucional. Con corte a noviembre 2015, este plan qued actualizado y publicado en la siguiente ruta: HYPERLINK "\\\\yaksa\\Restauracion_calidad\\Calidad_DAFP\\17" \\yaksa\Restauracion_calidad\Calidad_DAFP\17. El reporte del actual plan de mejoramiento de Funcin Pblica, informa al cierre de la vigencia 2015, un total de 101 acciones en diferentes etapas (en ejecucin, en proyeccin, para cierre y cerradas). 4. Mapa de riesgos actualizado, publicado y administrado mensualmente.100Para el tema de riesgos, el rea comenta sobre reunin realizada en el mes de junio con una asesora de la Direccin de Control Interno, la jefe de la OCI y dos profesionales de la OAP, para recibir asesora sobre los cambios realizados en la Gua de la administracin del riesgo que el rea Misional de Control Interno, tiene en proceso de actualizacin, con el propsito de tomar esta informacin como insumo para la revisin y ajuste de la poltica. La Poltica de Riesgos de Funcin Pblica ajustada, fue presentada al Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, y aprobada, en el mes de julio. Se realiz difusin de la misma a travs del Boletn Interno a todo el Departamento. Se public en el aplicativo Calidad_DAFP y en el portal de Funcin Pblica. Si bien algunos mapas de riesgos de los procesos, alcanzaron a ser actualizados a comienzos de la vigencia 2015, con base en la poltica hasta entonces existente; a partir de la nueva poltica institucional de riesgos, y especialmente teniendo en cuenta que los riesgos que eventualmente puedan tener los procesos y proyectos de la Entidad, se encuentran en una tipificacin especfica de estos, la actualizacin definitiva de los mismos, es un tema en proceso dentro de la fase de documentacin que se viene adelantando en el proyecto de reingeniera. Al 31 de diciembre de 2015, en el marco del proyecto de reingeniera se construy la estructura de riesgos del sector funcin pblica en la cual se identificaron 21 riesgos tipo, los cuales sern vinculados a cada proceso de acuerdo con su naturaleza, en la validacin que se realizar en el ao 2016. Los soportes correspondientes se encuentran en el archivo matriz de riegos, pestaa estructura de riesgos de la FP ubicado en la siguiente ruta: \\yaksa\CALIDAD VERSION 2\111. GRUPO DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL\2015\PROYECTO DE REINGENIERIA\8. Productos - entregables\1. Generales\10. Ficha de riesgos.5. Indicadores de proceso actualizados y publicados mensualmente.100La gestin clave en materia de indicadores, se da en el establecimiento de la lnea de trabajo interna para la administracin de indicadores y el ajuste de los nuevos indicadores de procesos en el marco del proyecto de reingeniera. Los resultados de la gestin del rea y especficamente del Proyecto de Reingeniera en cuanto a ste tema, presentan un total de 36 indicadores, para los 19 procesos de la Entidad. La gestin siguiente en cuanto a indicadores, es el fortalecimiento de asesora a las reas por parte de Planeacin, para el afianzamiento del tema de los indicadores, conforme a la tipificacin establecida, y el avance hacia la precisin en el adecuado manejo por parte de las reas, a partir de las modificaciones y ajustes aplicados.6. Programa de Auditoras cumplido 100%100A partir del anlisis de las reas susceptibles a auditar durante la vigencia 2015, conforme a los anlisis realizados en la fase de programacin; y en forma conjunta con la Oficina de Control Interno se prepar la programacin de auditoras combinadas, de calidad, de gestin y externas y se someti a consideracin del Comit de Desarrollo Institucional del mes de enero. En ejecucin del Programa establecido, en el mes de mayo se realizaron las reuniones de enlace con los auditores, se acompa la realizacin de 13 auditoras programadas, la construccin de los planes de auditoras, listas de verificacin, informes y reuniones de apertura y cierre. Se asesor por parte de Planeacin y Control Interno a todos los auditores y se entregaron los informes de resultados de la auditoria, la informacin fue publicada en el aplicativo de calidad DAFP. Durante el mes de junio se coordin la contratacin y ejecucin de la auditoria externa por parte de BVQI, se cumpli la totalidad de las etapas de preparacin, planificacin, ejecucin, reunin de apertura, reunin de cierre y entrega de informe. 7. Informes consolidados para el Comit de Desarrollo Institucional100Para el Comit de Desarrollo Institucional en el mes de marzo se present la propuesta de actividades a realizar durante la vigencia, y se present el programa anual de auditoras. Seguidamente, se reporta en el mes de abril, la preparacin de la informacin de revisin por la Direccin donde se incluye el reporte de la gestin de calidad realizada y proyectada para la vigencia. 8. Un (1) Comit de revisin por la Direccin planeado y ejecutado100La meta se ejecut con la consolidacin del informe para el Comit que fue llevado a cabo en el mes de mayo, y su publicacin en el aplicativo de calidad DAFP. El resultado de revisin por la Direccin, se da a conocer a toda la Entidad, a travs de las capacitaciones de preparacin para la auditoria externa. Mediante el desarrollo del proyecto de reingeniera se adelantaron trabajos en las acciones del Comit de Revisin por la Direccin: Procesos actualizados y documentados, poltica y metodologa de riesgos actualizada y optimizacin de procesos. Tambin se avanz en el desarrollo de habilidades de auditores (25 en total), mediante el taller de actualizacin realizado con SGS. 9. 5 talleres pedaggicos realizados100Se realizaron los distintos talleres programados en el Proyecto PAE transversal: sobre Calidad, MECI y Riesgos, programados en coordinacin con DCI y OCI. En el mes de septiembre se efectu la capacitacin de seguridad de la informacin, dirigido por la Oficina de Sistemas. En noviembre se realiz el taller de Auditores, el cual complementa el taller pedaggico de Calidad y Riesgos, dirigido a 25 auditores de la Entidad. 3. Gestin y seguimiento de la Informacin estratgica institucional1. Una estrategia de generacin, seguimiento y consolidacin de la informacin elaborada para Funcin Pblica100En el mes de septiembre se elabor y present la estrategia de gestin de la informacin y su correspondiente flujograma. Para el cierre de esta meta, en el mes de octubre, el rea informa sobre la realizacin de mesas de trabajo con las personas designadas en las reas tcnicas del DAFP, a las cuales se les describi el proyecto de gestin de informacin y se les solicit la informacin requerida para el repositorio. Se hicieron gestiones posteriores para el envo de la informacin. La gestin se puede evidenciar en el Sistema de Gestin SGI, como documento adjunto al proyecto Gestin y seguimiento de la informacin estratgica institucional/meta: Una estrategia de generacin, seguimiento y consolidacin de la informacin elaborada para Funcin Pblica.2. Un inventario de gestin del conocimiento que reposa en cada dependencia100La parte correspondiente a la consolidacin y revisin de la informacin, acorde con los registros de seguimiento, adems de la elaboracin del inventario documental; durante el mes de noviembre se realiz la construccin del Centro de Asesora Virtual, para su correspondiente instalacin en el mes de diciembre. 3. Un protocolo para la captura de informacin interna y externa, actualizacin y mantenimiento del inventario de las variables priorizadas y actualizadas100En el mes de julio se enva a todas las dependencias de Funcin Pblica, un mensaje en el cual se precisa a los responsables de las reas y de las metas, la manera como se debe reportar los avances a la gestin institucional, el cual corresponde al primer insumo para definir la rutina de seguimiento. Se realiz el protocolo para la captura de informacin en el Sistema de Informacin Estratgica para las variables priorizadas y actualizadas. El documento resultado de esta gestin, se puede observar en el Sistema SGI, en el adjunto del Proyecto No. 3 Meta: Un protocolo para la captura de informacin interna y externa. 4. Un diagnstico elaborado de la rutina de seguimiento desarrollada por Funcin Pblica100Durante el mes de agosto se cumpli con la meta establecida, con la realizacin del diagnstico de las rutinas de seguimiento de las metas y objetivos de la Funcin Pblica, los cules se traducen en planes (Plan nacional de Desarrollo 2014-2018, Plan Sectorial, Plan Institucional y Plan Anual de Accin), en dicho documento se establece quines son los responsables del reporte, cada cunto se reporta, dnde se reporta, qu se reporta y las debilidades encontradas en la realizacin de los seguimientos. Los soportes de esta gestin se pueden consultar en SGI/planeacin/visualizar evidencias/ plan de accin anual 2015/ oficina asesora de planeacin, como adjunto del proyecto Gestin y seguimiento de la informacin estratgica institucional - /meta: Un diagnstico elaborado de la rutina de seguimiento desarrollada por Funcin Pblica. 5. Una rutina de seguimiento a la gestin implementada100Durante el mes de octubre se consolid en un documento las rutinas de seguimiento y evaluacin que se viene adelantando en la planeacin, as mismo se defini la rutina de seguimiento y evaluacin de las variables internas y externas y la rutina para la elaboracin de reportes externos. En el mes de noviembre, se socializ con el Comit Directivo la Gua de Seguimiento, Evaluacin y Generacin de Informes; posteriormente, por solicitud de la Direccin de Desarrollo Organizacional se realizaron los ajustes sugeridos, los cuales tambin fueron ajustados en el modelo de seguimiento y evaluacin. Cabe anotar que la gua y por ende el modelo se construy con el paso a paso de las rutinas de seguimiento que se venan adelantando, estos documentos contienen las rutinas de seguimiento y evaluacin para el Plan Estratgico Sectorial, Plan Estratgico Institucional, Plan Anual de Accin, Indicadores Sinergia, Ejecucin Presupuestal, Acuerdos de Desempeo, Proyectos de Inversin, Indicadores de Proceso, Riesgos, Plan de Mejoramiento Institucional; adicionalmente contiene, el seguimiento a las variables internas y externas identificadas en el Sistema de Informacin Estratgica -SIE, la rutina para la elaboracin de reportes externos, y la rutina para la elaboracin de informes de gestin.6. Un reporte de realimentacin por cada rea elaborado y enviado100Se realiz monitoreo al cargue y calidad de la informacin reportada por las dependencias en los avances correspondientes a los proyectos de gestin. A travs del SGI se generan entre otros, los siguientes reportes mensuales automticos: comparativo reas, avance proyectos, retrasos por rea, los cuales son de libre consulta por los lderes de rea y de proyecto. La OAP presenta ante el Comit Directivo el reporte consolidado de avance en la ejecucin de los proyectos para la toma de decisiones.7. 100% de la informacin sectorial consolidada y en constante actualizacin.100En cumplimiento de este propsito la Oficina Asesora de Planeacin, reporta la publicacin de 23 fichas sectoriales con resultados de la Encuesta de Ambiente y Desempeo Institucional del DANE para el perodo 2011 2014, en el portal web de la Funcin Pblica: HYPERLINK "http://www.funcionpublica.gov.co/informe-de-resultados-de-la-encuesta-de-ambiente-y-desempeno-institucional-edi" http://www.funcionpublica.gov.co/informe-de-resultados-de-la-encuesta-de-ambiente-y-desempeno-institucional-edi. 8. 3 Informes de gestin de Funcin Pblica100Durante el mes de octubre a partir de la revisin de los logros en el SGI y en los boletines de noticias, se termin la consolidacin del informe de gestin del Departamento para el periodo de julio a septiembre, el mismo fue diagramado por la oficina de comunicaciones. Con este informe se cumple la meta de elaboracin de 3 informes de gestin. estos se encuentran publicados en la pgina web de la entidad en la direccin HYPERLINK "http://www.funcionpublica.gov.co/informes-de-gestion1" http://www.funcionpublica.gov.co/informes-de-gestion1.4. Mejoramiento del Sistema de Gestin Institucional - SGI1. 100% de avance de las actividades planeadas para el mantenimiento e identificacin de las funcionalidades a implementar en el SGI100Mes a mes, en los reportes de avance, el rea informa sobre el levantamiento de requerimientos de las nuevas funcionalidades. Ejemplo, en diciembre, el listado de funcionalidades. Durante el periodo evaluado se realiz el levantamiento de los siguientes requerimientos: * Modificacin de la planeacin 2016, * Asignacin de roles para la formulacin de proyectos, * Logro de la meta hasta la fecha final, * Eliminacin de valores esperados y * Reporte por meta (Histrico). A partir de estos ejercicios, se realizan pruebas funcionales y de integracin.2,: 100 % de las nuevas funcionalidades divulgadas100En los meses en que se presenta la generacin de nuevas funcionalidades, la OAP reporta la correspondiente modificacin, ejemplo: En el mes de junio una modificacin a los compromisos de los comits. Para el cierre de la vigencia, en el mes de diciembre, otro ejemplo: Se realiz ajuste al mdulo de planes de mejoramiento y formulacin de proyectos de gestin. La correspondiente divulgacin se da conforme a los registros de avance, en distintos espacios como capacitaciones y reuniones, ejemplo: Re induccin en el mes de abril a las reas en la formulacin de proyectos y reporte de avances de gestin.6. EVALUACIN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: Porcentaje de cumplimiento registrado en SGI: 100% con forme a los registros de avance en metas y proyectos. Riesgos En el Sistema de Gestin SGI, se observan en la vigencia 2015, los siguientes riesgos identificados en el Proceso gestionado por el rea de Planeacin: Emitir informes inexactos e inoportunos, Uso inadecuado de los mtodos o herramientas empleados para el Seguimiento, Medicin y Evaluacin de la gestin institucional, Generacin de informes sin valor agregado para la gestin de la entidad, Definir de manera incorrecta los lineamientos institucionales, Desviacin de poder en las decisiones institucionales, Igualmente, se observa en los registros sobre el seguimiento a los anteriores riesgos; revisin de los mismos y registro de seguimiento, sobre actividades realizadas en la aplicacin de los controles establecidos. Entre los controles definidos para el manejo de los riesgos, y actividades realizadas en aplicacin de los mismos, se reportan los siguientes: Sistemas de informacin SGI, ORFEO, SISMEG, SPI, y Estadsticas, FURAG, en cuya aplicacin hay actividades como la programacin y capacitacin a los servidores del Departamento en el uso del SGI y de los otros aplicativos que tiene el Departamento, Definicin de directrices comunicacin oportuna de cambios, Verificacin, revisin y validacin - Revisin peridica de las estrategias, metas y objetivos y revisin de los informes por parte del Jefe Inmediato previa entrega formal de los mismos, Auditorias Oficina Asesora de Planeacin - Analizar resultados de las auditoras y plantear acciones efectivas en los planes de mejoramiento, Informes y reportes Presentacin en los comits, los seguimientos del SGI y generacin de compromisos a partir de los incumplimientos Meta 6: Revisin, verificacin y validacin Oficina Asesora de Planeacin - Generar informacin validada para la toma de decisiones en el comit. Frente a los riesgos relacionados con los informes que la Oficina de Planeacin presenta, la OCI en sus seguimientos ha sido reiterativa en recomendaciones varias, entre ellas de tipo metodolgico, y de calidad en cuanto a la consistencia de la informacin. Estas consideraciones, han venido reportando efectos favorables, el tema de las mejoras se observa en proceso; no obstante para avances y logros importantes, es recomendable la revisin de controles, ajustarlos de ser necesario, y la aplicacin juiciosa de los mismos. Indicadores La Oficina Asesora de Planeacin, tiene reportados dos (2) indicadores de gestin, en la matriz institucional de indicadores: Mtodos adecuados y oportunos para medir eficiencia con periodicidad mensual; y Oportunidad de las acciones de mejoramiento el cual igualmente mide eficiencia, con periodicidad trimestral. Sobre estas dos (2) mediciones, se observan los registros de seguimiento conforme a la periodicidad, y cierran la vigencia 2015, con resultados del 100% en los dos casos. 7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: Considerar la posibilidad de disminuir la desagregacin de metas en actividades, y as mismo el registro de densa informacin, respecto de la gestin realizada, en la cual no siempre se reporta de forma concreta la actividad especfica a la que el rea se comprometi. Por ejemplo, cuando la meta en su definicin mencione la aprobacin y publicacin de determinado documento, la parte clave en los registros de avance, es consignar en qu fecha, de qu forma fue aprobado, y en qu lugar se encuentra publicado. Analizar Se recomiendan registros puntuales y verificacin de la claridad de los mismos. Algunas veces pueden quedar aparentes inconsistencias, ejemplo: el registro del mes de diciembre sobre asesora y acompaamiento sectorial en lo relacionado con los proyectos, reporta que se revisaron 19 proyectos de la ESAP de los cuales se devolvieron 7 y se viabilizaron 15 cifras que sumadas superaran los 19 inicialmente mencionados. La OAP, viene realizando importante gestin en relacin con la consolidacin y manejo de informacin, aspecto de especial importancia en trminos de administracin, en proyecciones y toma de decisiones. No obstante, an la Entidad se encuentra lejos de contar con un buen sistema de organizacin y suministro de datos estadsticos, y en general de informacin. En este sentido la recomendacin es para la continuidad del proyecto encaminado a la Gestin y seguimiento de la Informacin estratgica institucional En los informes de gestin es conveniente la presentacin estratgica y puntual, de los avances y logros de la Entidad, y los aspectos relevantes de cada una de las Dependencias, Programas y Proyectos. Igualmente, conviene el fortalecimiento de manejo integrado de los distintos aplicativos con que cuenta la Entidad, y aplicacin juiciosa y ordenada de nuevas disposiciones, en todo lo relacionado con los archivos y bases de informacin. No todas las reas estn llevando juiciosamente sus archivos en el aplicativo dispuesto para este propsito Open KM. En el caso concreto de la OAP, es poca la informacin que en este espacio se puede encontrar. Ejemplo, ingresando la carpeta de actas solo aparece un archivo Acta 001 de 2015 pero este archivo tampoco corresponde a una Acta la informacin contenida es de correos electronicos. Es importante, que independiente de los ajustes que se requieran en los aplicativos, por mejoras administrativas, etc., siempre se tengan en cuenta aspectos bsicos como la funcionalidad, y la disponibilidad de histricos. Ejemplo con la unificacin de las reas Administrativa y Documental, se perdi la posibilidad de consulta inmediata de informacin de vigencias anteriores, para obtenerla, es necesario acudir a la OAP.8. FIRMAS: Aura I. Rodrguez R. Auditor (es) Luz Stella Patio Jurado Jefe Oficina de Control Interno PAGE PAGE 1 F. Versin 2 Fecha: 20/06/2013 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versin vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP. ) D E F G H K P Q ǰp_H1H ,h9 hB 5B* CJ OJ QJ ^J aJ phc$# ,h9 hc? 5B* CJ OJ QJ ^J aJ phc$# hb1o hc? CJ OJ QJ ^J aJ #hJ h? CJ OJ QJ \^J aJ hJ h)d CJ aJ #h h)d 5CJ OJ QJ ^J aJ h9 h)d 5B* CJ aJ phH ,h9 h)d B* CJ OJ QJ \^J aJ phH /hJ h)d 5B*CJ OJ QJ \^J aJ ph ?j h9 h9 5CJ OJ QJ U^J aJ mH nH sH $tH $u ) D E F G H L D ? $a$ $a$gdB kdDr $$If F /0 Q' Դ Դ 0 ,6 4 4 F ` Դ ap Դ Դ yt#E $If gd)d $$If a$gd)d Q R \ ] ^ v x ~gP9" ,h9 hWq 5B* CJ OJ QJ ^J aJ phc$# ,h9 hY 5B* CJ OJ QJ ^J aJ phc$# ,h h