CIRCULAR EXTERNA 100-006 DE 2023

(Septiembre 29)

PARA: REPRESENTANTES LEGALES DE ÓRGANOS, ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL SECTOR CENTRAL Y DESCENTRALIZADO DE LA RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL.

DE: DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA - DAFP.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA NO MODIFICAR EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES UNA VEZ INICIADO EL CONCURSO DE MÉRITOS.

FECHA: SEPTIEMBRE 29 DE 2023

En el marco del fortalecimiento para el diálogo social, el pasado 22 de junio de la presente vigencia, el Gobierno Nacional y las Organizaciones Sindicales, suscribieron el Acuerdo Nacional Estatal 2023 que pactó entre otros puntos, lo previsto en el Acuerdo 3.4 del "Capítulo 1: Acuerdos de la mesa central", que establece expedir un acto administrativo: "(...) en el que les solicite a todas las entidades, órganos y organismos del orden nacional y territorial (respetando la autonomía de las entidades territoriales) no modificar sus manuales de funciones durante los seis (6) meses previos a la apertura de la convocatoria del concurso de méritos ya sea de ascenso o abierto, así como del estricto acatamiento de lo señalado en el Decreto 498 de 2020 compilado en el Decreto 1083 de 2015 - Único Reglamentario de la Función Pública"

Los Decretos Ley 770 y 785 de 2005, disponen que el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de administración de personal en el cual se describe el contenido funcional del empleo, es decir, el propósito principal y las funciones esenciales, así como los requisitos de estudio y experiencia y demás competencias laborales exigibles para la provisión de los empleos que conforman la planta de personal de un órgano, organismo o entidad.

Para la para la adopción, actualización, modificación o adición del manual de funciones, por ser un acto de contenido general, deberá ser publicado en la respectiva página web. El acto administrativo de adopción del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales será expedido por el representante legal del órgano, organismo o entidad, con base en los estudios que adelante la unidad de personal, o la que haga sus veces.

Para la modificación de los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales, se atenderá lo dispuesto en la Circular Conjunta 074 del 21 de octubre de 2009, suscrita entre la Procuraduría General de la Nación y la Comisión Nacional del Servicio Civil, la cual determina que no se podrá modificar el contenido funcional y la descripción de competencias laborales de aquellos cargos que se encuentren en la Oferta Pública de Empleos de Carrera -OPEC y hasta que el empleado supere el período de prueba, no exista, se haya agotado o perdido vigencia la lista de elegibles. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2.2.6.29 del Decreto 1083 de 2015 el cual garantiza al empleado, que las funciones del cargo no serán cambiadas y serán las que efectivamente va a ejercer y cumplió con los requisitos y competencias requeridos para el desempeño del empleo.

Por lo tanto, los representantes legales de las entidades a las cuales va dirigida la circular, previo al inicio del proceso de concurso de mérito, deberán revisar, actualizar y ajustar el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales de los empleos de carrera administrativa que se encuentren en vacancia definitiva. Al respecto, en Sentencia del Consejo de Estado con radicado número 2084-14 del 30 de abril de 2020, del Consejero Ponente William Hernández Gómez se concluyó lo siguiente:

"La Oferta Pública de Empleos de Carrera es el acto por medio del cual la administración le comunica al ente responsable de la elaboración del concurso de méritos las plazas que se encuentran vacantes definitivamente, con la finalidad de que sean provistas a través del respectivo proceso de selección.

En ese orden de ideas, la OPEC contiene la identificación detallada de los empleos a proveer, la descripción de su contenido funcional y el perfil de competencias necesarias para ocupar los cargos, todos estos son aspectos que se establecen en el manual de funciones y competencias laborales que corresponde adoptar, adicionar o modificar a cada entidad pública.

Esto significa que todo cambio que realice la entidad beneficiaria de un concurso de méritos en su manual de funciones y competencias laborales, va a repercutir en la OPEC. Por esa razón surge para aquella entidad la obligación de actualizar la oferta inicialmente reportada, pues solo de esa forma se garantiza un proceso de selección adecuado, que se ajuste a las verdaderas necesidades de servicio de la administración"

En este sentido, se deberá tener en cuenta las etapas del proceso de selección o concurso en modalidad de ascenso o abierto, señaladas en el artículo 31 de la Ley 909 de 2004, especialmente la de reclutamiento, para lo cual toda modificación de los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales deberá realizarse con una antelación de seis (6) meses previos al inicio de la etapa en mención.

De igual manera, los procesos de modificación deberán dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015.

CÉSAR AUGUSTO MANRIQUE SOACHA

DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Proyectó: Gary García -DDO/ Daniela Estrada â¿Subdirección

Revisó: Armando López -Director Jurídico / Gerardo Duque -Director de Desarrollo Organizacional

Aprobó: Jesús Amado -Subdirector General